Allerspätestens dann, wenn man Dutzende Male Antwort X in Formular Y ausgefüllt hat, wünscht man sich eine Maschine herbei – eine Art Roboter, welcher diese eintönige Aufgabe für einen übernimmt. Dies ist ein Wunsch, der in immer mehr Unternehmen Wirklichkeit wird: Im Windschatten von künstlicher Intelligenz und ChatGPT sind nämlich in jüngster Zeit einige neue Kollegen in deutsche Büros eingezogen. Digitale Kollegen, sogenannte Bots, ergänzen neuerdings viele Belegschaften.
Im Rahmen von Robotic-Process-Automation(RPA)-Anwendungen übernehmen diese Bots immer öfter arbeitsintensive, sich wiederholende Front- oder Backoffice-Prozesse – repetitive Tätigkeiten, die bisher meist von Menschen erledigt wurden. Dazu gehören zum Beispiel Routinearbeiten wie das Verschieben von Ordnern oder Dateien, das Abgleichen und Anpassen von Daten, das Auslesen von Webdaten oder, siehe oben, das Ausfüllen von Formularen.
Software-Bots, die Menschen nachahmen
Allerdings: Auch wenn man von „Bots“ spricht, handelt sich dabei keineswegs um Maschinen aus Metall und High Tech, sondern vielmehr um Software-Roboter, IT-Routinen, die menschliches Verhalten beobachten, wiederholen, daraus lernen und in der Folge regelbasierte Geschäftsabläufe eigenständig bearbeiten können – oder wie es die Computer Weekly ausdrückt: Es geht um eine „Technologie, die die Art und Weise nachahmt, wie Menschen mit Software interagieren, um hochvolumige, wiederholbare Aufgaben auszuführen.“
Das Besondere daran ist, dass die virtuellen Software-Bots verhältnismäßig einfach und kostengünstig einzurichten sind, weil sie „lediglich“ die Benutzereingaben über die Nutzeroberfläche nachahmen. Die RPA-Anwendungen müssen nicht aufwendig in die IT-Infrastruktur implementiert werden und bedürfen keiner eigens programmierten API. Ein Software-Bot dockt vielmehr an vorhandene Schnittstellen an, loggt sich, je nach festgelegtem Workflow, bei den gewünschten Anwendungen ein und bearbeitet und berechnet Daten, wie es bisher ein Mitarbeiter tat. Dazu nutzt er, basierend auf KI- und Machine-Learning-Fähigkeiten, entweder optische Zeichenerkennung (OCR), natürliche Sprachverarbeitung (NLP) oder Bilderkennung, um Kontext zu erfassen und die entsprechenden Infos weiterzuverarbeiten.
Wie profitieren Unternehmen von RPA?
Robotergestützte Prozessautomatisierung ist deshalb so beliebt und seit drei, vier Jahren auf dem Vormarsch, weil es gleich eine ganze Reihe von Vorteilen bietet. Der größte Nutzen ist, wie bei allen Digitalisierungsprozessen, die gesteigerte Effizienz bzw. Produktivität – und damit verbunden eine deutliche Kostensenkung. Zudem werden menschliche Fehler in der Datenverarbeitung minimiert sowie Reaktionszeiten, zum Beispiel in Bezug auf Kundenanfragen, stark verkürzt, sprich: „Kundenerlebnisse“ werden verbessert. Der Geschäftsbetrieb insgesamt wird optimiert und man erzielt Wettbewerbsvorteile gegenüber der Konkurrenz. Nicht zuletzt werden die Mitarbeiter entlastet und können sich auf anspruchsvollere Tätigkeiten konzentrieren. Die Folgen sind idealerweise höheres Mitarbeiterengagement und mehr Wachstum des Unternehmens.
Welche Branchen nutzen RPA?
RPA kommt überall dort zum Einsatz, wo regelgestützte, sich wiederholende Aufgaben in großem Ausmaß bewältigt werden müssen, beispielsweise in der öffentlichen Verwaltung, bei Banken und Versicherungen, in der Energiewirtschaft, in der Telekommunikation oder im Verkehrs- oder Gesundheitswesen. Letzteres zum Beispiel ist durch eine Vielzahl von Abrechnungs- und Verwaltungstätigkeiten gekennzeichnet. RPA kann hier dabei helfen, Patientendaten viel schneller zu erfassen und zu analysieren. Ärzte und ihre Teams können sich so wieder mehr um Patienten kümmern – das führt letztlich sogar zu einer verbesserten ärztlichen Betreuung. Oder ein besonders anschauliches Beispiel aus dem Verkehrsbereich: Während der Coronapandemie hatte Lufthansa kurzfristig Millionen Änderungsanfragen und Umbuchungen zu bewältigen – was die 2000 Kundenberater der Airline schlagartig an ihre Leistungsgrenze brachte. Mit einer cloudbasierten RPA-Lösung und Software-Robotern konnte das geballte Aufkommen an Kundenanfragen aber bewältigt werden.
Auch GECO setzt auf Prozessautomatisierung
Wie man sieht, wird das große Potenzial von RPA längst in vielen Branchen und über alle Unternehmensbereiche hinweg genutzt. Auch in das Personalmanagement hat es bereits erfolgreich Einzug gehalten – zum Beispiel bei uns. Mit Bullhorn Automation nutzen wir ein spezielles Tool für den Recruiting-Prozess, das uns zahlreiche standardisierte Prozesse abnimmt. Etwa die automatisierte Kommunikation mit Kandidaten bei Zu- oder Absagen. Unsere Mitarbeiter aus Account Management und Recruitment haben dadurch deutlich mehr Zeit, um ihren Fokus auf Kandidaten- und Kundenpflege zu legen, anstatt aufwendige Datenpflege zu betreiben. Die volle Konzentration auf die Kernkompetenz „Beratung und Betreuung“ sorgt obendrein für deutlich entlastete und zufriedenere Mitarbeiter.
RPA-Spezialisten gehört die Zukunft
Robotergestützte Prozessautomatisierung wird sich weiter etablieren, da sind sich die Experten branchenübergreifend sicher. Für die Zukunft rechnet man etwa durch die Weiterentwicklung von KI mit noch komplexeren, „kognitiven“ RPA-Systemen. Die Nachfrage nach RPA-Experten in sämtlichen Bereichen, vom Consultant über den Developer bis zum Business Analyst, wird analog dazu weiter steigen. Für IT-Spezialisten jeglicher Couleur ist dies also bereits jetzt ein hochattraktives und lohnendes Berufsfeld! Wir als führender IT-Personaldienstleister haben laufend spannende Jobs bei namhaften Kunden im Bereich Prozessautomation/RPA zu vergeben. Unsere Berater freuen sich jederzeit auf Ihre Kontaktaufnahme!